Znowelizowana ustawa o AML.

Co musi wiedzieć główny księgowy?

Ustawa o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (w skrócie: AML) weszła w życie w 2018 r. Dotyczy ona wszystkich dealerów, którzy choć raz przyjęli od klientów płatności gotówkowe za sprzedane towary w gotówce o wartości co najmniej 10 tys. euro. Najnowsza nowelizacja przepisów przewiduje, że w przypadku stwierdzenia naruszenia przez instytucję obowiązaną, czyli np. dealera, obowiązków przewidzianych w ustawie, na osobę odpowiedzialną za wykonywanie obowiązków dotyczących AML może zostać nałożona kara pieniężna do wysokości 1 000 000 zł (słownie: 1 miliona złotych).

Obowiązujące przepisy od firm, które przyjmują wpłaty gotówkowe od klientów, wymagają wyznaczenia pracowników odpowiedzialnych za wykonywanie obowiązków, które nakłada ustawa. Choć nie wynika to wprost z żadnego przepisu, zazwyczaj do wykonywania czynności związanych z AML wyznaczany jest główny księgowy – osoba, która ma największą wiedzę o wpłatach dokonywanych w gotówce i zna obieg pieniędzy w firmie. Warto zatem przypomnieć sobie, jakie są najważniejsze obowiązki, wynikające z ustawy o AML.

Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (w skrócie: AML) weszła w życie 13 lipca i zastąpiła analogiczną ustawę z 2000 r. Nowa ustawa ma na celu dostosowanie polskich przepisów do unijnej dyrektywy 2015/849 oraz znowelizowanych zaleceń FATF (ang. Financial Action Task Force; Grupa Specjalna ds. Przeciwdziałania Praniu Pieniędzy), a także zwiększenie efektywności krajowego systemu.

Z uwagi na to, że zmieniła się definicja instytucji obowiązanych (art. 2 ust. 1 ustawy), jej nowe brzmienie objęło również przedsiębiorców. Objęło w określonym zakresie – jeśli przyjmują lub dokonują płatności za towary w gotówce o wartości równej lub przekraczającej równowartość 10 tys. euro (bez względu na to, czy transakcja jest przeprowadzana jako pojedyncza operacja, czy kilka operacji, które wydają się być ze sobą powiązane). Ustawą nie są zatem objęte wszystkie transakcje dealera, ale tylko wpłaty gotówkowe za towary w wysokości lub powyżej wskazanej kwoty. W myśl art. 6 instytucje obowiązane wyznaczają kadrę kierowniczą wyższego szczebla odpowiedzialną za wykonanie ustawowych obowiązków. Oznacza to, że gdy u dealera funkcjonuje zarząd lub inny organ zarządzający, to wyznacza się spośród jego członków osobę odpowiedzialną za wdrażanie obowiązków wynikających z ustawy. Co więcej, dealer powinien wyznaczyć pracownika – co ważne, zajmującego w firmie kierownicze stanowisko – odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności działalności salonu i serwisu z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W przypadku, gdy dealer prowadzi działalność jednoosobowo, powyższe zadania wykonuje on sam.

Środki bezpieczeństwa finansowego

Ustawa nakłada na instytucje obowiązane wymóg podjęcia odpowiednich działań w celu zidentyfikowania i ocenienia ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. Przy sporządzaniu tej oceny dealerzy mogą posiłkować się krajową oceną ryzyka, jak również aktualnym sprawozdaniem Komisji Europejskiej z ponadnarodowej oceny ryzyka.

Pierwszą ocenę ryzyka należy sporządzić – w formie papierowej lub elektronicznej – nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia wejścia w życie ustawy, czyli do 13 stycznia 2019 r. Ocena ta podlega aktualizacji nie rzadziej niż co 2 lata lub w razie potrzeby (zwłaszcza w związku ze zmianami czynników ryzyka dotyczących klientów, państw lub obszarów geograficznych, produktów, usług, transakcji lub kanałów ich dostaw). Swoje oceny ryzyka instytucje obowiązane mogą udostępniać organom samorządów zawodowych lub stowarzyszeń skupiających te instytucje.

Podstawowym obowiązkiem dealerów jest zastosowanie wobec klientów środków bezpieczeństwa finansowego. Przede wszystkim dealerzy powinni najpierw rozpoznać ryzyko prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związane ze stosunkami gospodarczymi lub transakcją okazjonalną, a następnie ocenić jego poziom. W miarę możliwości informacje na temat czynników ryzyka powinny pochodzić z różnych źródeł – zarówno takich, do których dostęp ma charakter indywidualny, jak i takich, gdzie następuje on za pomocą narzędzi komercyjnych lub baz danych (informacje od podmiotów z branży, informacje od społeczeństwa, branżowych organizacji etc.). Rozpoznane ryzyko należy udokumentować i dopiero wówczas zastosować odpowiednie środki bezpieczeństwa finansowego. Ich katalog zawiera art. 34 ust. 1 ustawy. Oto czynności, które należy podjąć w ramach tych środków:

  • identyfikacja klienta oraz weryfikacja jego tożsamości (m.in. obowiązek zebrania numeru PESEL, numeru dokumentu tożsamości, NIP-u klienta, a w przypadku osoby prawnej – numeru PESEL osoby ją reprezentującej);
  • identyfikacja tzw. beneficjenta rzeczywistego, w tym podejmowanie uzasadnionych czynności w celu weryfikacji jego tożsamości oraz ustalenia struktury własności i kontroli (beneficjentami rzeczywistymi są osoby fizyczne sprawujące bezpośrednio lub pośrednio kontrolę nad klientem poprzez posiadane uprawnienia, które umożliwiają wywieranie decydującego wpływu na czynności lub działania klienta);
  • ocena stosunków gospodarczych między przedsiębiorcą a klientem, w tym – stosownie do sytuacji – uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;
  • bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym m.in. badanie źródła pochodzenia majątku będącego w dyspozycji klienta

Ze względu na to, że dealer ma obowiązek dokumentowania zastosowanych środków bezpieczeństwa finansowego oraz wyników bieżącej analizy przeprowadzanych transakcji, pracownik dealera powinien sporządzić notatkę, w której oświadczy, że zweryfikował Krajowy Rejestr Sądowy lub Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych w celu ustalenia, kto jest wspólnikiem spółki, i ocenił ryzyko, czy transakcja nie doprowadzi do prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu. Ponieważ takie formalności mogą znacznie wydłużyć obsługę klienta salonu czy serwisu, pożądanym zachowaniem dealera będzie przedłożenie klientowi do podpisu formularza z odpowiednim oświadczeniem w tym zakresie. Co więcej, pracownik dealera może – na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa – przetwarzać informacje zawarte w dokumentach tożsamości klienta oraz sporządzać ich kopie. Należy pamiętać, aby przy kopiowaniu dokumentu tożsamości zasłonić zdjęcie klienta. Jego wizerunek należy bowiem do danych biometrycznych, a na ich przetwarzanie – w świetle RODO – należy uzyskać odrębną, wyraźną zgodę. Warto też pamiętać, że weryfikacja tożsamości klienta i beneficjenta rzeczywistego powinna nastąpić przed nawiązaniem stosunków gospodarczych.

Dokumentacja w cenie

Powyższe obowiązki dla dealerów nie będą fikcyjne, bo na żądanie organów, takich jak Generalny Inspektor Informacji Finansowej czy minister właściwy do spraw finansów publicznych, instytucje obowiązane będą musiały wykazać, że – uwzględniając poziom rozpoznanego ryzyka prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu – zastosowały odpowiednie środki bezpieczeństwa finansowego. Z ustawy wynika też obowiązek przechowywania przez 5 lat (licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze z klientem lub w którym przeprowadzono transakcje okazjonalne) kopii dokumentów i informacji uzyskanych w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, dowodów potwierdzających transakcje i ewidencje transakcji.

Niestety, to nie koniec obowiązków. Dealerzy powinni wprowadzić również wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, dotyczącą m.in.: czynności lub działań podejmowanych w celu ograniczenia ryzyka oraz właściwego zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem; rozpoznawania i oceny ryzyka i właściwego zarządzania nim; przechowywania dokumentów oraz informacji; zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów.

Innym dokumentem, który powinien zostać opracowany i wdrożony u dealera, jest wewnętrzna procedura anonimowego zgłaszania rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. W procedurze należy określić w szczególności: osobę odpowiedzialną za odbieranie zgłoszeń; sposób ich odbierania; zasady ochrony pracownika dokonującego zgłoszenia i jego danych osobowych oraz danych osoby, której zarzuca się dokonanie naruszenia; rodzaj i charakter działań podejmowanych po odebraniu zgłoszenia; wreszcie – termin usunięcia przez instytucje obowiązane danych osobowych zawartych w zgłoszeniach.

Obowiązki wobec Generalnego Inspektora

Jednym z ostatnich istotnych obowiązków dealera jest przekazanie Generalnemu Inspektorowi Informacji Finansowej (GI) informacji o przyjętej wpłacie lub dokonanej wypłacie środków pieniężnych o równowartości przekraczającej 15 tys. euro – i to w terminie 7 dni od zaistnienia tego faktu. Najpierw jednak dealer, przy pierwszym takim zgłoszeniu, będzie zobowiązany przekazać GI tzw. formularz identyfikujący instytucję obowiązaną. Ustawa nakłada też na dealera obowiązek przekazania GI informacji o okolicznościach, które wskazują na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu.

Na koniec trzeba jeszcze wspomnieć o sankcjach za naruszenie opisanych przepisów. Ustawodawca rozszerzył katalog kar, rodzajów naruszeń oraz wysokości sankcji, a ponadto wprowadził możliwość nałożenia kary pieniężnej na osoby sprawujące funkcje zarządcze w instytucjach obowiązanych. Jedną z bardziej dotkliwych kar administracyjnych jest zakaz pełnienia obowiązków na stanowisku kierowniczym – przez okres nie dłuższy niż rok – osoby odpowiedzialnej za naruszenie przepisów ustawy. Co więcej, informacje o nałożonych sankcjach są upubliczniane. Natomiast za niedopełnienie obowiązków związanych z przekazaniem GI zawiadomienia o okolicznościach, które mogą wskazywać na podejrzenie popełnienia przestępstwa prania pieniędzy lub finansowania terroryzmu lub też zawiadomienia o powzięciu uzasadnionego podejrzenia, że określona transakcja może mieć związek z którymś z wymienionych przestępstw, przewidziano sankcję karną pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat.

Biorąc to wszystko pod uwagę – i nawet mając świadomość, że są to bez wątpienia dodatkowe obowiązki po stronie kierownictwa firmy – należy się do ustawy AML jak najszybciej dostosować, a następnie skrupulatnie stosować odpowiednie regulacje wewnętrzne. Niestaranność w tym zakresie może bowiem oznaczać przykre konsekwencje dla dealerstwa.

TEKST PIERWOTNIE OPUBLIKOWANY W MIESIĘCZNIKU "DEALER" 8/2018